Để trống mục “tiêu đề”
Mục này giúp cho người nhận thư nhận ra ngay vấn đề sẽ được đề cập tới, để hiểu được tầm quan trọng của thư, cũng như để sau này nếu cần sẽ tìm lại được một cách dễ dàng.
Đối với những người hàng ngày có tới vài chục bức thư điện tử, việc viết rõ thông tin ở mục tiêu đề là không thể bỏ qua.
Thiếu thông tin cá nhân của người gửi thư
Một bức thư cụt lủn không rõ của ai chứng tỏ bạn là một người không chuyên nghiệp. Bạn có thể tạo một mẫu sẵn về thông tin liên lạc ở cuối thư, để mỗi lần viết một bức thư mới chương trình viết thư điện tử tự động đưa vào.
Sử dụng những ký hiệu trong thư từ thương mại
Bạn nên nhớ rằng một lá thư công việc đòi hỏi sự nghiêm túc. Bởi vậy không nên sử dụng các ký hiệu hay từ viết tắt dùng trong các bức thư thông thường viết cho bạn bè.
Ví dụ, nếu bạn viết một bức thư bằng tiếng Anh, không nên viết meeting@15.00 hay “I will meet u at 13.00”. Đừng quên rằng đối tác đánh giá về tính chuyên nghiệp không chỉ qua kinh nghiệm, kiến thức và bề ngoài, mà cả qua văn phong của bạn.
Thư quá dài
Một bức thư điện tử phải đủ ngắn gọn và súc tích để người nhận dễ dàng nắm được bản chất vấn đề. Nếu đó là một vấn đề phức tạp cần giải thích cụ thể, hãy xen kẽ những câu văn dài với những câu ngắn gọn. Hãy học cách tiết kiệm thời gian của bạn và của người khác
